5 trików na organizację pracy w domu

0
275

Praca zdalna, wykonywana z domu, to dla wielu spełnienie marzeń. Można pracować wygodnie, na swoich warunkach i zasadach. Jednak pracowanie w domowych pieleszach ma swoje pułapki. Łatwo się rozproszyć – podejmując się w trakcie pracy wykonywania domowych obowiązków (przecież nic nie staje na przeszkodzie, by wstawić pranie czy pozmywać naczynia), robiąc sobie przerwy, kiedy się zapragnie (o, czy nie leci właśnie w telewizji mój ulubiony serial?) czy wdając się w interakcje z domownikami (trudno odmówić dziecku, które prosi o zabawę). Organizacja pracy przy wykonywaniu obowiązków zawodowych w domu to podstawa. Jak się do tego zabrać? Polecam 5 trików.

  1. Pracuj głęboko

Idea pracy głębokiej rozpowszechniła się dzięki książce Cala Newporta: „Praca głęboka. Jak odnieść sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza”. Najprościej rzecz ujmując, praca głęboka to praca, która wymaga pełnego zaangażowania i sporej dawki kreatywności, a wykonywać ją należy w totalnym skupieniu. Przeciwieństwem pracy głębokiej jest praca płytka. To zadania, które da się wykonywać, robiąc inne czynności – na przykład oglądając telewizję czy słuchając ebooka. Praca płytka obejmuje proste czynności, powtarzalne, niewymagające dużej uwagi. Z pracą płytką nikt z nas nie ma raczej problemu. Głęboka może sprawiać trudność, a to właśnie ona tworzy nową, dodaną wartość i rozwija. Jak skutecznie wykonywać pracę głęboką? Trzeba się w nią bez reszty zagłębić. W tym celu, wyłącz wszystkie rozpraszacze – wycisz telefon, wyłącz powiadomienia z Facebooka, nie otwieraj drzwi listonoszowi, nie przerywaj sobie, by wyciągać pranie czy nakarmić kota. Musisz w 100% poświęcić się przez dany czas tylko pracy. Pomocne może być w tym posiadanie własnego gabinetu – możesz się wtedy odciąć od reszty domu. Gdy masz do dyspozycji tylko kącik do pracy, to warto wywiesić na krześle karteczkę – „pracuję, proszę nie przeszkadzać!” Wtedy domownicy będą wiedzieli, że powinni dać ci maksimum spokoju. Pracuj głęboko – wykonuj ważne, kreatywne, rozwijające zadania w pełnym skupieniu i z niepodzielną uwagą. Wymaga to żelaznej dyscypliny, ale pozwoli ci na efektywną pracę – maksimum zadań wykonanych w minimalnym czasie.

  1. Rób listę zadań

Planowanie jest kluczem do sukcesu w pracy zdalnej. Każdego tygodnia przygotuj listę zadań ogólną, ponadto codziennie wieczorem rób listę zadań szczegółowych na następny dzień. Na ogólnej liście zapisuj większe, ważniejsze rzeczy do wykonania – projekty do zamknięcia, spotkania itd. Nie wpisuj tam zadań typu: napisz maila, wystaw fakturę czy stwórz konspekt. Takie bardziej szczegółowe zadania wpisuj na listę codzienną. Ustalaj priorytety zadań. Tym najpilniejszych i najważniejszym dawaj priorytet 1, kolejnym 2, 3 itd. Zaczynaj od „jedynek” i posuwaj się w dół listy każdego dnia. Jeśli okaże się, że zabrakło ci czasu na wykonanie zadania z dołu listy, np. z priorytetem 4, przesuń je na następny dzień. Zyska ono wtedy priorytet 1 i powinnaś wykonać je od razu następnego dnia. W ten sposób nie będziesz przesuwać zadań w nieskończoność – najdłuższe opóźnienie, jakie ci się zdarzy, to jeden dzień. Jeszcze jedna podpowiedź do robienia list – jeśli podczas jej przygotowania, będziesz miała do wpisania zadanie, które tak naprawdę można wykonać od ręki w kilka minut, to je po prostu zrób. Przykładowo – notujesz, że musisz jutro napisać krótkiego maila do księgowej z jakimś pytaniem albo przyszykować dokumenty do zabrania na spotkanie. Czynności te zajmą ci, powiedzmy, 5 minut. Zamiast je zapisywać i marnować na to czas i energię, wykonaj je. Jedno zadanie mniej, 5 minut więcej do wykorzystania następnego dnia. Naucz się jak najmniej odkładać na później. Niewykonane zadania się potem piętrzą i w rezultacie budzisz się w piątek rano z nieodpartym wrażeniem, że nie masz szans wyrobić się ze wszystkim do weekendu.

  1. Wykonuj jedną rzecz na raz

Multizadaniowość jest na topie – wystarczy przejrzeć ogłoszenia o pracę, gdzie często pojawia się wymóg bycia multizadaniowym. Jednak robienie wielu rzeczy na raz wcale nie jest tak świetne, jak niektórzy próbują nas przekonać, że jest. Być może to przymiot ważny, czy wręcz niezbędny, w korporacyjnej machinie, gdzie trzeba wykonywać całe mnóstwo drobnych, często nudnych i odtwórczych zadań każdego dnia. Jednak już w pracy na swojej działalności i zawodach twórczych, o wiele bardziej sprawdza się wykonywanie obowiązków pojedynczo. Zrób jedną rzecz, a dobrze. Dopiero potem zabieraj się za kolejną. Nie odrywaj się od robienia prezentacji multimedialnej, po to by odpisać na maila. Wybijesz się z rytmu, ciężej będzie ci wrócić do tworzenia prezentacji. Lepiej sprawdzi się rozwiązanie: wykonuję prezentację do końca i dopiero odpisuję na maila. Te kilkanaście minut zwłoki w odpisaniu na wiadomości nie zrobi różnicy, za to będziesz mieć już jedno zadanie doprowadzone do końca.

  1. Zjedz tę żabę

Brian Tracy, słynny coach biznesowy z USA, proponuje, by zacząć dzień pracy od zjedzenia żaby. Oczywiście, mówiąc żaba, nie ma na myśli płaza. Tym słowem określa trudne lub duże zadanie, którego najbardziej obawiasz się podjąć lub którego nie chcesz się podjąć. Każdy z nas ma taką żabę – jeśli nie raz w tygodniu, to na pewno w miesiącu. Tracy radzi by właśnie od takich zadań zaczynać dzień. Pozbyć się ich jak najprędzej, wykonać wtedy, kiedy jeszcze masz sprawny umysł i ochotę do działania. Im dłużej będziesz odwlekać to zadanie, tym gorzej. Nawet wykonując inne, łatwiejsze rzeczy, z tyłu głowy będziesz mieć myśl, że została ci jeszcze „żaba”. Kiedy wykonasz to, co najtrudniejsze, reszta pójdzie ci już jak z płatka. Będziesz mieć większy komfort psychiczny. Zjedz żabę, jak najszybciej się da, a efektywność twojej pracy wzrośnie.

  1. Stosuj metodę pomodoro

Pomodoro pomoże ci ogarnąć czas pracy. Nazwa przywodzi ci na myśl przepis na włoskie danie? Bo pomodoro powstało we Włoszech. Technikę wymyślił Francesco Cirillo. Skojarzyła mu się ona z minutnikiem kuchennym, który ma często kształt właśnie pomidorka. O co chodzi w pomodoro? To technika organizacji pracy, która zakłada, że:

  • Pracujesz intensywnie przez 25 minut, skupiając się maksymalnie na jednym zadaniu,
  • Po 25 minutach robisz sobie przerwę 5-minutową,
  • Po 4 seriach 25-minutowych robisz jedną długą przerwę 15-minutową,
  • Nie dzielisz pomodoro, czyli 25-minutowego okresu pracy – gdy już zaczniesz, pracujesz do końca licznika,
  • Jeśli jedno zadanie wymaga więcej czasu, to dzielisz je na kilka pomodoro,
  • Gdy skończysz zadanie w trakcie pomodoro, od razu bierz się za kolejne – nie marnuj czasu pracy.

Możesz samodzielnie liczyć czas, używając stopera z telefonu, ale lepiej sprawdzi się strona internetowa: https://tomato-timer.com/#. Nie musisz się rejestrować ani logować. Wystarczy, że klikniesz start, a licznik będzie działał. Po 25 minutach usłyszysz dźwięk oznaczający koniec (możesz też ustawić, by pojawiło się powiadomienie na ekranie, jeśli nie lubisz hałasu). Pomodoro daje możliwość ręcznego włączania serii pracy i przerw lub automatycznego. Automatyczne działanie aplikacji pozwala na nieprzerwaną serię okresów pracy i przerw. W trakcie przerw możesz się porozciągać, wykonać jakieś domowe sprawunki, sprawdzić Facebooka czy gdzieś zadzwonić. Pamiętaj jednak, by nigdy nie przedłużać przerw. Trzymaj się ram czasowych. Na początku będzie to trudne, ale z czasem wpadniesz w pomidorowy rytm. Podział 25 minut pracy na 5 minut przerwy jest optymalny dla efektywnego wykonywania obowiązków, jak wykazały badania. Możesz jednak samodzielnie ustawić długość pracy i interwałów – strona pomodoro ma taką opcję. Nie przesadzaj z wydłużeniem zarówno pracy, jak i przerw. Lepiej pracować krócej, ale w pełnym skupieniu, niż założyć sobie nierealny plan wykonywania obowiązków non stop przez godzinę, a pod koniec mieć problemy z koncentracją czy odczuwać zmęczenie.

W planowaniu i organizacji czasu najtrudniejszy jest pierwszy krok. Z czasem techniki planowania i organizacji czasu staną się twoimi nawykami.

Autorka:
Urszula Poszumska – dziennikarka, copywriterka i tłumaczka języka angielskiego. Ukończyła dziennikarstwo we Wrocławiu i finanse w Gdańsku. Pracowała kilka lat w agencji Reutera. Jest kociarą, ma trójkolorową kotkę, która wabi się Coma. Uwielbia muzykę rockową i nałogowo jeździ na koncerty. Nie może żyć bez książek i makaronu pod każdą postacią. Od ponad 8 lat mieszka w Gdyni i uważa, że znalazła tu swoje miejsce na ziemi. Obecnie prowadzi autorską firmę Słówskładanie (http://slowskladanie.pl/i www.facebook.com/slowskladanie/)

ZOSTAW KOMENTARZ

Please enter your comment!
Please enter your name here